Trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (GDPR)

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è la Fondazione Enasarco (CF. 00763810587) – soggetto di diritto privato che persegue, ai sensi della L. 2 febbraio 1973, n. 12 e del D.Lgs. n. 509 del 30 giugno 1994, finalità di pubblico interesse attraverso la gestione di prestazioni previdenziali e assistenziali a favore degli Agenti e Rappresentanti di commercio – con sede in Roma, alla Via Antoniotto Usodimare n. 31 – 00154.

Responsabile della Protezione dei Dati (RPD)

Il Titolare del trattamento ha provveduto alla nomina del Responsabile della protezione dei dati (RPD o Data Protection Officer, DPO), contattabile all’indirizzo email dpo@enasarco.it o all’indirizzo di posta elettronica certificata dpo@pec.enasarco.it .

Responsabile del trattamento

Il Responsabile del trattamento, nominato dalla Fondazione con apposito atto ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR), è Camelot S.r.l. SB (P.I. 11925790963), in persona del rappresentante legale pro tempore, con sede in Ivrea (TO), Via Palestro n. 62 – 10015.

Il Responsabile fornisce la piattaforma digitale a supporto della procedura di e-voting per il rinnovo dei componenti dell’Assemblea dei Delegati della Fondazione Enasarco nonché i servizi di assistenza ivi connessi.

Tipologia di dati trattati

Le tipologie di dati personali raccolti e trattati dalla Fondazione, anche tramite il Responsabile del trattamento, al fine del regolare espletamento del procedimento elettorale tramite l’urna digitale e necessari, altresì, a fornire l’assistenza ove richiesta, si dividono in:

• dati anagrafici (Nome, cognome e codice fiscale degli elettori, sia degli agenti sia dei rappresentanti legali delle imprese preponenti);
• dati identificativi (numeri di matricola e di posizione ditta) e dati necessari per l’individuazione degli aventi diritto al voto (dati relativi a rapporti di agenzia e dati contributivi);
• dati di contatto ove l’elettore riceve apposito link per accedere all’urna digitale (contatti telefonici, indirizzi pec e recapiti);
• dati relativi alla modalità di autenticazione da remoto qualora l’elettore acceda alla piattaforma direttamente dal sito internet della Fondazione Enasarco;
• dati relativi al servizio di ticketing, qualora richiesto dal votante (e-mail, matricola agente, motivo del contatto ed eventuali allegati);
• dati attinenti ai log di sistema;
• qualora l’elettore si rechi presso gli Uffici territoriali Enasarco per richiedere supporto agli operatori ivi presenti e/o per votare, sono trattati inoltre i dati relativi al documento di riconoscimento volto ad identificare l’elettore, la firma autografa del medesimo ed eventualmente la visura camerale ove necessaria.

Il trattamento dei dati avverrà nel rispetto delle condizioni e dei limiti imposti dalla vigente normativa privacy.

Il sistema di voto on-line non consente nessuna congiunzione tra l’identità dell’elettore ed il voto che esprime, pertanto l’espressione di voto resta anonimo.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali dell’interessato sono trattati, anche tramite il Responsabile del trattamento, per garantire il regolare espletamento del procedimento elettorale attraverso l’accesso e l’utilizzo dell’urna digitale e per fornire supporto agli elettori tramite gli operatori presenti presso gli Uffici territoriali e il servizio di ticketing, nell’ambito del rinnovo dei componenti dell’Assemblea dei Delegati della Fondazione Enasarco, ai sensi dell’art. 13 del vigente Statuto e del vigente Regolamento Elettorale, approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 6/05/2015, a rogito del notaio dott. Andrea Pantalani rep. 18831, nonché con nota del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e del Ministero dell’Economia e delle Finanze prot. n. 36/0009416/MA004.A007/RAP-L-53 del 5/06/2015 (G.U. n. 175 del 30/07/2015).

Pertanto, il trattamento è lecito in quanto trova la sua base giuridica nelle suddette disposizioni normative.

Al di fuori dei casi sopra indicati, laddove necessario ai sensi di legge, l’interessato è chiamato ad esprimere inequivocabilmente ed in forma specifica il proprio consenso libero ed informato.

Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati è obbligatorio per la procedura di voto e trova la sua legittimazione nelle disposizioni precedentemente indicate. Pertanto, il mancato conferimento dei dati obbligatori, comporterà l’oggettiva impossibilità di procedere con la votazione.

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

I dati sono trattati prevalentemente con strumenti informatici e manuali per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle attività afferenti al procedimento elettorale. I dati sono protetti da misure di sicurezza tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, e di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. Tali misure sono aggiornate periodicamente in base al progresso tecnologico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, controllate costantemente e verificate nel tempo.

I dati trattati saranno conservati per il tempo necessario alla conclusione del procedimento elettorale e in ossequio ai termini previsti dal “Regolamento per l’elezione dell’Assemblea dei delegati e del Consiglio di Amministrazione e per la nomina del Collegio dei Sindaci” (c.d. “Regolamento Elettorale”) e da specifiche disposizioni di legge.

COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

In ambito interno

I dati personali dell’interessato sono trattati dai dipendenti del Titolare, debitamente autorizzati e istruiti, ove abbiano necessità per gestire le già menzionate finalità.

I nostri dipendenti sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

Al di fuori della Fondazione Enasarco

La Fondazione Enasarco comunica al Fornitore della piattaforma di e-voting i soli dati strettamente necessari al fine di garantire il regolare espletamento del diritto di voto e consentire l’accesso e l’utilizzo dell’urna digitale, nonché per fornire i servizi di supporto, qualora richiesti dal votante, come da apposito contratto di nomina sottoscritto con il Responsabile del trattamento ex art. 28 Regolamento UE 2016/679 e nel rispetto della vigente normativa privacy e delle disposizioni di cui al Regolamento elettorale. Gli incaricati del Responsabile sono stati debitamente autorizzati e istruiti al trattamento dei dati personali.

La Fondazione non comunica i dati a nessun altro soggetto, a meno che ciò non sia necessario per la finalità del trattamento, per adempiere ad un obbligo normativo o ad una richiesta proveniente dalle Autorità competenti.

I dati trattati non vengono diffusi.

TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELL’UNIONE EUROPEA

Il trattamento dei dati suindicati potrebbe comportare il trasferimento degli stessi in Paesi extra UE (in particolare USA), comunque destinatari di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea, ove risiedono i server utilizzati per il trattamento richiamato.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (2016/679) Le garantisce, come interessato del trattamento, specifici diritti.

Per ciascun trattamento, può esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso: ha il diritto di ottenere una copia dei dati personali di cui siamo in possesso e che sono sottoposti a trattamento;
• Diritto alla rettificazione: ha il diritto di rettificare i Suoi dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti;
• Diritto di opporsi al trattamento di dati personali per finalità commerciali: può chiedere che il Titolare cessi di inviare comunicazioni commerciali in qualsiasi momento;
• Diritto di opporsi a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati: può chiedere di non essere destinatario di decisioni prese in base a processi esclusivamente automatizzati, inclusa l’attività di profilazione;
• Diritto di revocare un consenso ove prestato: ha il diritto di revocare il consenso prestato per un determinato trattamento in qualsiasi momento;
• Diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: ha il diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora abbia dubbi sul trattamento di dati personali operato dal Titolare.

Può esercitare anche i seguenti diritti al ricorrere di determinate circostanze:

• Diritto alla cancellazione: può richiedere che il Titolare cancelli i Suoi dati personali qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o norme di legge che ne impongano la continuazione;
• Diritto di opporsi ad un trattamento: può chiedere che il Titolare cessi di svolgere un determinato trattamento sui Suoi dati personali;
• Diritto di limitare il trattamento: ha il diritto di richiedere che il Titolare limiti le operazioni di trattamento sui Suoi dati personali;
• Diritto alla portabilità del dato: ha il diritto di ottenere una copia dei Suoi dati in un formato strutturato ed informaticamente trasferibile ad altro Titolare.

Qualora volesse esercitare i Suoi diritti, per favore invii una email/pec o scriva al seguente indirizzo specificando la Sua richiesta e fornendoci le informazioni necessarie ad identificarla: Fondazione Enasarco – Via Antoniotto Usodimare, 31 – 00154 Roma – e-mail dpo@enasarco.it, pec dpo@pec.enasarco.it . Il Titolare le risponderà entro un mese. Se per qualche motivo non riuscissimo a risponderLe, Le forniremo una spiegazione dettagliata sul motivo per cui non possiamo soddisfare la Sua richiesta.

PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

La Fondazione Enasarco non effettua decisioni automatizzate esclusivamente in base all’elaborazione automatica, fra cui la profilazione, che produce effetti legali sull’utente o ha altre conseguenze analoghe.